Les obligations administratives

Pourquoi gardons-nous nos archives ?

Sans toujours y penser, nous conférons à nos documents un intérêt de trois ordres :
– un intérêt juridique : nos documents nous servent à prouver des droits ;
– un intérêt technique : ils sont utiles par leur valeur d’information immédiate, pour soutenir un fonctionnement, une activité ;
– un intérêt historique : certains documents ont une valeur de témoignage sur le passé, non seulement pour l’historien, mais aussi plus largement pour tout citoyen.

Dans le champ des obligations administratives, c’est bien entendu l’intérêt juridique qui est en première ligne. Pour autant, la loi n’énonce pas de façon précise et systématique la durée de conservation de tous les documents que nous produisons, loin s’en faut. Un petit tour d’horizon s’impose.

Les obligations fixées par la loi

En tant que telles, celles-ci ne sont pas si nombreuses que cela. Elles déterminent néanmoins le sort de grands volumes de papier. On verra que le Code du commerce prévoit une conservation de 10 ans des documents comptables et des justificatifs (art. L 123-22). Le Code du travail prévoit la conservation durant 5 ans du registre unique du personnel (après le départ du dernier salarié inscrit), ainsi que des bulletins de paie. Le Code de la Sécurité sociale fixe quant à lui à 5 ans à compter de la clôture de l’exercice la conservation du livre de paie.

Les délais de prescription

Ceux-ci déterminent la durée minimale de conservation d’une grande partie de nos archives. Ils ont été profondément réformés par la loi 2008-561 du 17 juin 2008. Notamment, le délai général en matière civile est passé de 30 à 5 ans.

On observera que le délai de prescription en droit commercial, fixé à 5 ans (Code du commerce, art. 110-4) est différent de la durée légale de conservation correspondante (énoncée ci-dessus), fixée à 10 ans. D’une façon générale, il convient de se souvenir qu’un délai de prescription peut être mobile, le point de départ d’une prescription peut être différé du fait de l’instruction d’un contentieux. Si bien qu’un délai de prescription ne commande pas de façon automatique une durée identique de conservation des documents.

La loi a également fixé à 5 ans la prescription liée aux actions de paiement des salaires, rentes et loyers, de même qu’à l’exigibilité des cotisations de Sécurité sociale. Un délai de 10 ans est affecté aux actions en responsabilité qui entraînent un dommage corporel pour la victime, ainsi que la garantie du constructeur d’ouvrage (garantie décennale). Les actions réelles immobilières, portant sur un droit de propriété sur un bien immeuble sont maintenues à 30 ans. Un délai de 2 ans couvre à la fois les dossiers de contentieux des assurances (à partir de l’événement qui y donne naissance), le paiement des prestations d’assurance maladie ou d’assurance maternité et les dossiers de prestations et d’indemnités liés aux accidents du travail.

Les droits de communication des administrations de contrôle

La conservation de certains documents dépend du droit qu’ont certaines administrations (fisc, justice, inspection du travail, Sécurité sociale) de se les faire communiquer dans l’exercice de leur mission de contrôle. C’est ainsi que les déclarations annuelles des données sociales (DADS) et d’une façon générale les livres, registres et documents fiscaux doivent pouvoir être disponibles durant 6 ans à compter de la dernière opération mentionnée. Les bulletins de paie peuvent faire l’objet d’un contrôle de l’inspection du travail ou de l’URSSAF pendant 5 ans.

Valeur technique ou documentaire

Celle-ci est bien entendu déterminée par les besoins des utilisateurs de ces documents. On peut appliquer à ceux-ci une durée de conservation tout à fait conventionnelle en estimant de façon globale la durée de leur intérêt (10 ans par exemple).