Gérer ses archives

Gérer au quotidien des archives de façon efficace, cela nécessite de la part de chaque institution ou service une mise au point sur les règles de conservation qu’elle ou il se donne, en tenant compte d’un certain nombre d’obligations administratives. La meilleure façon d’y parvenir consiste à construire collectivement un tableau de gestion des archives (ou « tableau de tri »), de préférence avec l’aide d’un archiviste. Ce tableau de plusieurs pages permet :

1. de disposer d’un recensement de la plupart des types de documents ou de dossiers produits, selon un plan ordonné ;
2. de fixer le temps en années durant lequel chacun de ces types de documents ou dossiers reste théoriquement utile à la bonne administration de la structure : ce que le jargon des archivistes nomme la durée d’utilité administrative ;
3. de fixer le sort réservé à chaque document ou dossier à l’issue de sa durée d’utilité administrative : élimination ou bien conservation permanente pour l’histoire. Les archives « historiques » sont alors séparées du reste des archives.

Dans le domaine des archives publiques, l’administration des Archives de France a produit et diffusé un grand nombre de ces tableaux dans des instructions de collecte et de tri. Ceux-ci peuvent intéresser la pratique du secteur associatif. Quelques exemples :

Le CNAHES peut vous aider à gérer vos archives, soit par l’organisation d’un chantier d’archives qui peut intégrer le traitement d’un arriéré, soit par l’animation d’une journée d’initiation. N’hésitez-pas à nous contacter.