Confier ses archives

Face à la masse croissante de documents à conserver se pose la question de savoir s’il est possible d’externaliser une partie de ses documents et où…

Deux types d’organismes peuvent répondre à ce besoin :

• Les sociétés privées d’archivage qui peuvent accueillir les archives intermédiaires si l’établissement manque de place. Attention : pour les archives publiques, les sociétés doivent être agrées par le Ministère de la Culture (se rapprocher des Archives départementales pour tout recours à ce procédé).
• Les services publics d’archives ont vocation à recevoir les archives ayant un intérêt pour la recherche historique, qu’elles soient publiques ou privées, à l’issue de leur durée administrative.

Les archives historiques peuvent être conservées au sein de l’association (ce qui permet d’y avoir accès facilement) ou bien accueillies dans un dépôt d’archives publiques. Ces services, nationaux et territoriaux, possèdent un savoir-faire de plus de deux siècles dans le classement, la communication et la conservation des archives. Ils garantissent ainsi une conservation sécurisée et de bonnes conditions de communications grâce à des salles de lecture adaptées. A noter qu’ils peuvent aussi être une réponse efficace aux problèmes de place rencontrés par de nombreux organismes.

• Pour les archives publiques, le versement est obligatoire à l’issue de la durée d’utilité administrative (DUA). La communication des archives au public est régie par la loi (voir : Communiquer ses archives).
• Pour les archives privées, le transfert dans un service public d’archives peut s’effectuer sous deux formes : le dépôt ou le don. Dans le premier cas, l’organisme reste propriétaire de ses archives et peut résilier le contrat sous certaines conditions. Dans le second cas, il y a un transfert de propriété vers le service public correspondant (cette solution est souvent appliquée lors d’une dissolution d’association).

Dans les deux cas, l’organisme déposant ou donateur peut notifier ses souhaits en matière de consultation des documents (en fixant des durées de non communicabilité, en demandant à être tenu au courant de toute demande de consultation, etc.)
Dans tous les cas, pour les archives du secteur de l’éducation spécialisée, il est préférable de se renseigner auprès du CNAHES qui prendra contact avec les services d’archives et aidera à définir quel service (territorial ou national) est le plus approprié pour recevoir les archives :

Si le fonds est d’intérêt local (communal, départemental ou régional), l’organisme peut signer directement un contrat de dépôt ou faire un don au service territorial concerné ;

Si le fonds est d’intérêt national, l’organisme peut s’il le souhaite confier ses documents après expertise au CNAHES. Après le classement et l’inventaire du fonds, celui-ci pourra éventuellement en proposer auprès de toutes les parties concernées la conservation dans l’un des services d’Archives nationales.