A l’initiative du CNAHES Paca et des Archives Départementales 06 a eu lieu ce 15 mars 2024, pour la deuxième année consécutive, une rencontre avec les associations du département sur le thème du traitement de leurs archives.
Neuf associations étaient présentes : Harpèges, l’ASSIM, l’ADAPEI AM, ALC, l’AFPJR, Montjoye, HETIS, la Fondation de Nice et le CLAJ Nice.
Dans un esprit studieux, cette rencontre fut l’occasion, à travers l’exposé de Mme BAUZAC-STELHY et des échanges qui ont suivi, de revoir ensemble les règles de conservation et de destruction des archives. Ont été bien sûr évoqués le RGPD (Règlement Général de Protection des Données), la différence entre archives publiques et privées, ainsi que celle entre archives actives, intermédiaires et définitives… Cet exposé s’est appuyé sur le guide référentiel de durée de conservation des archives, fascicule élaboré en commun par la CNIL et les Archives de France.
https://www.cnil.fr/sites/cnil/files/atoms/files/guide_durees_de_conservation.pdf
Dans les propos échangés, une attention particulière a été portée sur les nouvelles technologies.
L’utilisation du numérique génère en effet une multitude de documents qui constituent d’ores et déjà des archives actives, pour lesquelles des précautions particulières doivent être prises…
Un exposé très concret de Mme MINTEC a illustré ce que devrait être une bonne pratique de ces nouvelles donnes :
- Utiliser une arborescence rationnelle et reconnue par tous les salariés,
- Mettre un nom approprié sur chaque fichier,
- Limiter le nombre de signes,
- Maitriser l’inflation de copies de copies de copies de fichiers…
- Mettre en place une gestion bureautique collective, qui ne peut s’appuyer que sur une stratégie associative partagée par tous les salariés et les bénévoles.
Pauline STEFANINI, archiviste et documentaliste à HETIS et Morgan LOGEROT, stagiaire en master « monde du document » nous ont ensuite fait vivre en direct, Power Point à l’appui, le doux frisson d’un chantier d’archives, étape par étape. Pauline et Morgan ont en effet poursuivi le chantier commencé il y a 7 ans par notre toute première jeune volontaire en service civique, Lysmée MOBIO : le tri et le classement des archives de HETIS.
Chaque étape de cette fabuleuse et longue aventure a été explicitée par Pauline et Morgan, de manière très évocatrice : les doutes, les certitudes, les décisions à prendre, les découragements, le sentiment, enfin, d’aboutir, et la perspective d’un dépôt aux AD06 avant l’été…
Enfin, cerise sur le gâteau, une visite des coulisses des Archives Départementales nous a été proposée. 
Visite visiblement organisée par des personnes passionnées par leur métier…
Cet accueil et cette attention particulière ont été extrêmement appréciés…